Certamente em algum momento, não se pode definir quando, o componente responsável pelo armazenamento de informações no computador chegará ao fim de sua vida útil, e por conseqüência, sofrerá algum tipo de dano.

Este dano pode ser reparável, ou irreparável. Esta é uma situação que certamente ocorrerá em qualquer computador, existem outras possibilidades, como exclusão acidental de informações, furto de equipamentos, desastres naturais etc. O fato é, toda vez que há algum dano no sistema de informações e os dados são perdidos, percebe-se a importância dos mesmos e o que resta é tentar reconstruir o máximo possível a partir de poucas informações que se dispõe em meios externos, por exemplo, papéis impressos com relatórios.

Poucas empresas sobrevivem após uma perda completa de dados, muitas pessoas podem até sofrer problemas psicológicos após perderem dados que consideravam valiosos.

Um computador, por maior que tenha sido o investimento inicial, perde muito valor em pouco tempo e continua perdendo a cada ano que se passa, mas os dados armazenados no mesmo ganham valor com o passar do tempo, pois se tornam fontes de pesquisas futuras, portanto, deve-se priorizar sempre a elaboração de um plano para a periódica cópia de segurança dos dados (em termos técnicos: backup).

A cópia de segurança (backup), nada mais é do que uma cópia de determinadas informações em qualquer meio externo, pode-se afirmar que, quanto mais “longe” do computador, mais seguro.  Por exemplo, supondo o diretório “Meus documentos”, se uma cópia de segurança deste diretório for realizada em qualquer outro lugar dentro do mesmo computador, então, estaremos protegendo os dados contra exclusão acidental, mas, se o disco falhar, ou o computador for roubado, a informação será perdida da mesma forma.

Para cada caso, deve ser avaliada a importância dos dados e freqüência com que são atualizados. Dados muito importantes, devem ser copiados em meios de armazenamento externos (discos externos, discos de cd-rom, DVD, pen drive, armazenamento online etc) e é interessante que se armazene estes meios longe do ambiente físico onde o computador que contém os dados originais esteja operando, por exemplo, se uma enchente ou um incêndio afeta todo o local de trabalho, mas as cópias de segurança estão armazenadas seguramente no domicílio de alguém ou outra empresa, a probabilidade de uma catástrofe atingir os dois locais é sempre menor.

A periodicidade da realização destas cópias varia muito, por exemplo, o servidor de uma empresa, recebe grandes volumes de atualizações de dados diariamente, sendo necessário realizar cópias de segurança diárias, ou até mesmo, várias vezes ao dia. Já o computador de um usuário doméstico na maioria dos casos, não recebe a freqüente atualização de dados importantes, dispensando a necessidade de cópias de segurança diárias.

Não são somente arquivos de documentos que precisam ter cópias de segurança, muitos programas oferecem internamente opções para realizar estas cópias dos dados e devem ser tratados com o mesmo critério, como por exemplo, a recém chegada dos programas que geram as notas fiscais eletrônicas, das quais, tem-se a obrigação de arquivar por alguns anos.